Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Die Aida Medical SA, Campus Biotech Innovation Park, Avenue de Sécheron 15, 1202 Genf, Schweiz (UID CHE-458.981.803), ist Verantwortlicher für die in dieser Erklärung beschriebenen Datenbearbeitungen.

Für Fragen oder Anliegen zu Ihren Daten: legal@aida.med oder per Post an die obige Adresse.

2. Geltungsbereich

Diese Erklärung umfasst die Personendaten, die wir als Verantwortlicher bearbeiten: wenn Sie die Website aida.swiss besuchen, uns schreiben, eine Demonstration oder einen Test anfordern, sich auf eine Stelle bewerben, oder wenn Sie unser Kunde, Interessent oder Lieferant sind.

Die in Aida MD, Aida Dental und Aida Desk bearbeiteten Patientendaten werden im Auftrag der Praxen und Kliniken bearbeitet, die diese Software nutzen und dafür verantwortlich bleiben. Wir handeln dabei als Auftragsbearbeiter im Rahmen des mit jedem Kunden abgeschlossenen Auftragsbearbeitungsvertrags. Kapitel 10 beschreibt diese Bearbeitung.

Sie gilt für Personen in der Schweiz, in der Europäischen Union und anderswo. Die Rechte von Personen in der Europäischen Union ergeben sich aus der DSGVO; jene von Personen in der Schweiz aus dem DSG.

3. Daten, die wir bearbeiten

Wir erheben nur die Daten, die für den verfolgten Zweck erforderlich sind. Je nach Ihrer Beziehung zu uns handelt es sich um die folgenden Daten.

• Kontaktformular und Demonstrationsanfragen: Name und Vorname, geschäftliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Praxis oder Organisation, Funktion, Produkt, das Sie interessiert, Ihre Nachricht sowie die Sprache der Website, die Herkunftsseite und die Quelle Ihres Besuchs.
• Supportanfragen aus der Aida-Software: Name, E-Mail, betroffenes Produkt, Beschreibung des Problems und, falls Sie sie beifügen, Bildschirmfotos.
• Bewerbungen: Name, Kontaktdaten, Lebenslauf, Motivationsschreiben und die Informationen, die Sie uns übermitteln möchten.
• Vertragsbeziehung: Identität der Ansprechpersonen, Kontaktdaten, Funktion, Rechnungs- und Zahlungsdaten, Verlauf der Kommunikation und des Supports.
• Austausch per E-Mail, Telefon oder Videokonferenz: der Inhalt unserer Kommunikation und deren Metadaten (Datum, Gesprächspartner).
• Navigation auf der Website: IP-Adresse, Geräte- und Browsertyp, aufgerufene Seiten, Besuchsdauer, Herkunftswebsite, Interaktionsereignisse (Abspielen eines Videos, Absenden eines Formulars), erhoben durch unsere technischen Protokolle und durch die in Kapitel 9 beschriebene Reichweitenmessung.

Wir erheben über die Website keine Gesundheitsdaten über Sie. Wenn Sie in einer freien Nachricht sensible Informationen erwähnen, behandeln wir diese mit der erforderlichen Vertraulichkeit und ausschliesslich zur Beantwortung Ihrer Anfrage.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir bearbeiten Ihre Daten für die folgenden Zwecke. Die angegebene Rechtsgrundlage ist diejenige der DSGVO, soweit diese anwendbar ist; nach schweizerischem Recht stützen sich diese Bearbeitungen auf den Grundsatz der Verhältnismässigkeit und gegebenenfalls auf unser überwiegendes Interesse oder auf Ihre Einwilligung.

• Beantwortung Ihrer Anfragen, Organisation einer Demonstration, einer Testphase oder einer Installation: vorvertragliche Massnahmen und Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Verwaltung der Kundenbeziehung, Rechnungsstellung, Support und Kontosicherheit: Vertragserfüllung und gesetzliche Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO).
• Information über unsere Produkte, wenn Sie Kunde sind oder uns angefragt haben: berechtigtes Interesse an der Entwicklung unserer Geschäftstätigkeit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), mit einem jederzeitigen Widerspruchsrecht.
• Bearbeitung Ihrer Bewerbung: vorvertragliche Massnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und, für eine Aufbewahrung über das Rekrutierungsverfahren hinaus, Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
• Betrieb, Sicherheit und Reichweitenmessung der Website: berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); für nicht notwendige Cookies ist die Einwilligung erforderlich, wo das anwendbare Recht dies verlangt.
• Einhaltung unserer gesetzlichen Pflichten, namentlich der Buchführungs- und Steuerpflichten, und Durchsetzung unserer Rechte: gesetzliche Pflicht und berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO).

Wir treffen keine Entscheidungen mit Rechtswirkung für Sie, die ausschliesslich auf einer automatisierten Bearbeitung beruhen, und wir erstellen keine Profile zu Werbezwecken.

5. Empfänger und Auftragsbearbeiter

Ihre Daten sind den Mitarbeitenden der Aida Medical SA zugänglich, die sie für ihre Funktion benötigen und zur Vertraulichkeit verpflichtet sind. Wir verkaufen Ihre Daten nicht und geben sie nur in den folgenden Fällen an Dritte weiter.

Dienstleister, die Daten in unserem Auftrag bearbeiten, vertraglich sowie durch Vertraulichkeits- und Sicherheitspflichten gebunden:

Behörden und Dritte: Wir geben Daten weiter, wenn das Gesetz uns dazu verpflichtet, um der Anfrage einer zuständigen Behörde nachzukommen oder um unsere Rechte gerichtlich geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen.

Umstrukturierung: Bei einer Fusion, Übernahme oder Geschäftsveräusserung können Ihre Daten an den Erwerber übertragen werden, der weiterhin an diese Erklärung gebunden bleibt.

6. Übermittlungen ins Ausland

Wir hosten die Daten unserer Kunden in der Schweiz. Einige Dienstleister der Website bearbeiten jedoch Daten in der Europäischen Union, die ein vom Bundesrat und von der Europäischen Kommission als angemessen anerkanntes Schutzniveau bietet.

Ist ein Dienstleister in den USA niedergelassen oder kann er Daten dorthin übermitteln (Cloudflare, Google), stützt sich die Übermittlung auf seine Zertifizierung nach dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework und dem EU-U.S. Data Privacy Framework und, falls diese fehlt, auf die vom Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) anerkannten Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, ergänzt durch technische Massnahmen wie die Verschlüsselung.

Eine Kopie der anwendbaren Garantien erhalten Sie auf Anfrage an info@aida.med.

7. Aufbewahrungsdauern

Wir bewahren Ihre Daten so lange auf, wie es für den Zweck, zu dem sie erhoben wurden, erforderlich ist, und anschliessend so lange, wie es das Gesetz vorschreibt. Als Richtwerte:

• Kontakt- und Demonstrationsanfragen ohne Vertragsabschluss: 24 Monate nach unserem letzten Austausch.
• Daten der Kundenbeziehung: während der Vertragsdauer, danach 10 Jahre für Buchhaltungs- und Vertragsunterlagen (Art. 958f OR).
• Support-Tickets: während der Kundenbeziehung, danach 12 Monate.
• Bewerbungen: 6 Monate nach Abschluss des Rekrutierungsverfahrens, sofern Sie nicht einer längeren Aufbewahrung im Hinblick auf eine andere Stelle zugestimmt haben.
• Technische Protokolle der Website: höchstens 30 Tage, ausser bei einem Sicherheitsvorfall, der noch analysiert wird.
• Reichweitenmessung: 14 Monate (Aufbewahrungseinstellung von Google Analytics 4).

Nach Ablauf dieser Fristen werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

8. Sicherheit

Wir schützen Ihre Daten mit dem Risiko angemessenen technischen und organisatorischen Massnahmen: Verschlüsselung bei der Übertragung (TLS 1.3) und im Ruhezustand (AES-256), Schlüsselverwaltung auf Hardware-Sicherheitsmodulen (HSM) mit Zertifizierung FIPS 140-2 Level 3, starke Authentifizierung (MFA) für alle Konten, Rollen und Prinzip der minimalen Rechte, Protokollierung der Zugriffe, verschlüsselte Backups, jährliche Penetrationstests durch einen unabhängigen Dritten und regelmässige Schulung des Teams. Die Aida-Software wird in der Schweiz bei der Infomaniak SA gehostet, in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren.

Bei einer Verletzung der Datensicherheit, die voraussichtlich zu einem hohen Risiko für Ihre Rechte führt, informieren wir Sie und melden dies der zuständigen Behörde innerhalb der gesetzlichen Fristen.

9. Cookies und Reichweitenmessung

Die Website verwendet ein für die Sprachwahl notwendiges Session-Cookie, Google Analytics 4 zur aggregierten Reichweitenmessung und Google Maps ausschliesslich auf der Kontaktseite. Die gesetzten Cookies, ihre Dauer und die Art, sie abzulehnen, sind in unserer Cookie-Richtlinie beschrieben.

Aus dem Europäischen Wirtschaftsraum und dem Vereinigten Königreich werden Reichweitenmessung und Karte nur mit Ihrer Einwilligung geladen, die Sie im Cookie-Banner erteilen und jederzeit widerrufen können.

10. Patientendaten in der Aida-Software

Nutzt eine Praxis oder Klinik Aida MD, Aida Dental oder Aida Desk, bleibt sie Verantwortliche für die Daten ihrer Patientinnen und Patienten. Die Aida Medical SA handelt als Auftragsbearbeiterin im Sinne von Art. 9 DSG, auf dokumentierte Weisung des Kunden und im Rahmen eines mit jedem Kunden abgeschlossenen Auftragsbearbeitungsvertrags, der in allen Datenschutzfragen den AGB vorgeht. Dieser Vertrag und seine Anhänge (Beschreibung der Bearbeitung, technische und organisatorische Massnahmen, Liste der Unterauftragsbearbeiter) werden mit der Offerte übergeben und können im Trust Center heruntergeladen werden.

Was wir im Auftrag des Kunden bearbeiten: die schriftliche Transkription der Konsultation, Notizentwürfe, Vorschläge für Diagnosen und Tarifpositionen, die erstellten Dokumente, die für Aida Desk nötigen Agenda- und Kontaktdaten, die Identifikationsdaten der berechtigten Nutzer sowie technische Protokolle. Es handelt sich um besonders schützenswerte Personendaten im Sinne von Art. 5 lit. c DSG.

Was wir nicht tun: Wir bewahren keine Audioaufzeichnung auf, da die Konsultation live transkribiert wird und nach Erstellung der Notiz keine Audiodatei bleibt; wir senden keine klinischen Daten an Dritt-KI-Anbieter (OpenAI, Google, Anthropic oder andere), da unsere Modelle auf unserer eigenen Infrastruktur in der Schweiz laufen; wir verwerten Kundendaten nicht kommerziell und trainieren kein Modell mit Daten, die eine Patientin, einen Nutzer oder eine Praxis identifizieren könnten.

Ort der Bearbeitung: Die gesamte Bearbeitung (Hosting, Bearbeitung durch unsere KI-Systeme, Backups, Protokolle und Support) erfolgt ausschliesslich in der Schweiz, in den ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren der Infomaniak SA. Administrative Zugriffe sind personengebunden, protokolliert und auf Schweizer Gebiet beschränkt. Ohne vorgängige schriftliche Zustimmung des Kunden und Einhaltung von Art. 16 ff. DSG werden keine Daten ins Ausland bekanntgegeben.

Vertraulichkeit: Mitarbeitende von Aida, die auf diese Daten zugreifen, handeln als Hilfspersonen der Gesundheitsfachperson. Sie unterstehen dem Berufsgeheimnis (Art. 321 StGB) und der Verschwiegenheitspflicht (Art. 62 DSG), unterzeichnen Vertraulichkeitserklärungen und werden im Datenschutz geschult.

Unterauftragsbearbeiter: Die Infomaniak SA (Genf) stellt Hosting und Recheninfrastruktur bereit. Jede Ergänzung oder Ersetzung wird dem Kunden mindestens dreissig Tage im Voraus schriftlich angekündigt; der Kunde kann aus berechtigten Gründen Einspruch erheben und, falls keine angemessene Lösung gefunden wird, die betroffenen Dienste ohne Vertragsstrafe kündigen. Nachrichten, die Aida Desk per SMS oder WhatsApp austauscht, laufen wie bei jedem Messaging über die Betreiber dieser Dienste.

Verletzungen der Datensicherheit: Jede Verletzung der Datensicherheit wird dem Kunden so rasch wie möglich gemeldet, spätestens 24 Stunden nach ihrer Entdeckung, mit den Informationen, die für die Meldung an den EDÖB und gegebenenfalls die Information der Patientinnen und Patienten (Art. 24 DSG) nötig sind.

Aufbewahrung, Rückgabe und Löschung: Notizen und strukturierte Daten bleiben gespeichert, solange der Kunde sie in den Diensten behält; Zugriffsprotokolle zwölf Monate; verschlüsselte Backups dreissig Tage. Der Kunde kann seine Daten jederzeit in offenen Formaten exportieren. Bei Vertragsende werden ihm sämtliche Daten innert dreissig Tagen zurückgegeben, danach werden alle Kopien gelöscht; die Backups werden spätestens neunzig Tage nach der Rückgabe überschrieben, mit schriftlicher Löschbestätigung.

Kontrolle: Der Kunde kann einmal pro Kalenderjahr oder nach einer erheblichen Verletzung die Einhaltung des Auftragsbearbeitungsvertrags prüfen lassen, selbst oder durch einen qualifizierten Dritten, und die Nachweisdokumentation erhalten (Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten, Sicherheitsmassnahmen, Bescheinigungen des Hosters, Zusammenfassungen der Penetrationstests).

Rechte der Patientinnen und Patienten: Wer sein Recht auf Auskunft, Berichtigung oder Löschung ausüben möchte, wendet sich an seine Praxis oder Klinik, die allein verantwortlich ist. Jedes Gesuch, das uns direkt erreicht, leiten wir ihr unverzüglich weiter, und wir unterstützen unsere Kunden bei der fristgerechten Beantwortung.

11. Ihre Rechte

Sie haben die folgenden Rechte, im Rahmen des DSG und gegebenenfalls der DSGVO:

• Auskunft: die Bestätigung erhalten, dass wir Ihre Daten bearbeiten, und eine Kopie davon mit den gesetzlich vorgesehenen Informationen erhalten.
• Berichtigung: unrichtige Daten korrigieren oder unvollständige Daten vervollständigen lassen.
• Löschung: die Löschung Ihrer Daten erwirken, wenn sie nicht mehr erforderlich sind oder Sie Ihre Einwilligung widerrufen, unter Vorbehalt unserer gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.
• Einschränkung: das Einfrieren einer Bearbeitung während der Prüfung einer Beanstandung verlangen.
• Datenübertragbarkeit: die Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, in einem gängigen, maschinenlesbaren Format erhalten oder an einen anderen Verantwortlichen übertragen lassen.
• Widerspruch: einer auf unserem berechtigten Interesse beruhenden Bearbeitung jederzeit widersprechen, einschliesslich jeglicher Werbeansprache.
• Widerruf der Einwilligung: eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen, ohne dass dies die Rechtmässigkeit der vorangegangenen Bearbeitung berührt.

Um diese Rechte auszuüben, schreiben Sie an info@aida.med oder an unsere Postadresse. Wir können Sie bitten, Ihre Identität nachzuweisen. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen; diese Frist kann bei komplexen Anfragen verlängert werden, worüber wir Sie dann informieren.

Die Ausübung dieser Rechte ist kostenlos, ausser bei offensichtlich unbegründeten oder übermässigen Anfragen.

12. Beschwerde

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Bearbeitung Ihrer Daten gegen das Gesetz verstösst, können Sie sich an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) wenden: Feldeggweg 1, 3003 Bern, www.edoeb.admin.ch.

Personen in der Europäischen Union können sich auch an die Datenschutzbehörde ihres Wohnsitzlandes wenden.

13. Minderjährige

Die Website und unsere Dienstleistungen richten sich an Gesundheitsfachpersonen und Organisationen. Wir erheben über die Website nicht wissentlich Daten von Personen unter 16 Jahren. Wenn Sie glauben, dass eine minderjährige Person uns Daten übermittelt hat, schreiben Sie uns, und wir löschen sie.

14. Änderungen

Wir können diese Erklärung an die Entwicklung unserer Dienstleistungen oder des Gesetzes anpassen. Massgebend ist die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung mit ihrem Aktualisierungsdatum. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir unsere Kunden per E-Mail.

15. Kontakt

Aida Medical SA, Campus Biotech Innovation Park, Avenue de Sécheron 15, 1202 Genf, Schweiz. Datenschutz: legal@aida.med. Allgemeine Anfragen: info@aida.med, +41 22 519 72 17.