Informativa sulla privacy

1. Titolare del trattamento

Aida Medical SA, Campus Biotech Innovation Park, Avenue de Sécheron 15, 1202 Ginevra, Svizzera (IDI CHE-458.981.803), è titolare dei trattamenti descritti nella presente informativa.

Per qualsiasi domanda o richiesta relativa ai Suoi dati: legal@aida.med, oppure per posta all'indirizzo sopra indicato.

2. Campo d'applicazione

La presente informativa copre i dati personali che trattiamo in qualità di titolare del trattamento: quando consulta il sito aida.swiss, ci scrive, richiede una dimostrazione o una prova, si candida a un'offerta di lavoro, oppure quando è nostro cliente, potenziale cliente o fornitore.

I dati dei pazienti trattati in Aida MD, Aida Dental e Aida Desk sono trattati per conto degli studi e delle cliniche che utilizzano questi software, che ne restano titolari. Vi interveniamo come responsabile del trattamento (incaricato), nel quadro del contratto di trattamento dei dati su mandato concluso con ciascun cliente. Il capitolo 10 descrive questo trattamento.

Essa si applica alle persone situate in Svizzera, nell'Unione europea e altrove. I diritti delle persone situate nell'Unione europea derivano dal RGPD; quelli delle persone in Svizzera, dalla LPD.

3. Dati che trattiamo

Raccogliamo soltanto i dati necessari alla finalità perseguita. A seconda della Sua relazione con noi, si tratta dei dati seguenti.

• Modulo di contatto e richieste di dimostrazione: nome e cognome, e-mail professionale, numero di telefono, studio o organizzazione, funzione, prodotto di Suo interesse, il Suo messaggio, nonché la lingua del sito, la pagina di provenienza e la fonte della Sua visita.
• Richieste di assistenza inviate dai software Aida: nome, e-mail, prodotto interessato, descrizione del problema e, se le allega, schermate.
• Candidature: nome, recapiti, CV, lettera di motivazione e le informazioni che sceglie di trasmetterci.
• Relazione contrattuale: identità degli interlocutori, recapiti, funzione, dati di fatturazione e di pagamento, cronologia degli scambi e dell'assistenza.
• Scambi per e-mail, telefono o videoconferenza: il contenuto dei nostri scambi e i relativi metadati (data, interlocutori).
• Navigazione sul sito: indirizzo IP, tipo di dispositivo e di browser, pagine consultate, durata della visita, sito di provenienza, eventi d'interazione (riproduzione di un video, invio di un modulo), raccolti dai nostri log tecnici e dalla misurazione dell'audience descritta al capitolo 9.

Non raccogliamo alcun dato sulla Sua salute tramite il sito. Se menziona informazioni sensibili in un messaggio libero, le trattiamo con la confidenzialità richiesta e unicamente per rispondere alla Sua richiesta.

4. Finalità e basi giuridiche

Trattiamo i Suoi dati per le finalità seguenti. La base giuridica indicata è quella del RGPD, ove applicabile; nel diritto svizzero, questi trattamenti si fondano sul principio di proporzionalità e, se del caso, sul nostro interesse preponderante o sul Suo consenso.

• Rispondere alle Sue richieste, organizzare una dimostrazione, un periodo di prova o un'installazione: misure precontrattuali ed esecuzione del contratto (art. 6 par. 1 lett. b RGPD).
• Gestire la relazione con i clienti, la fatturazione, l'assistenza e la sicurezza degli account: esecuzione del contratto e obblighi legali (art. 6 par. 1 lett. b e c RGPD).
• Informarla sui nostri prodotti quando è cliente o ci ha contattati: interesse legittimo a sviluppare la nostra attività (art. 6 par. 1 lett. f RGPD), con diritto di opposizione in qualsiasi momento.
• Trattare la Sua candidatura: misure precontrattuali (art. 6 par. 1 lett. b RGPD) e, per una conservazione oltre la procedura di assunzione, il Suo consenso (art. 6 par. 1 lett. a RGPD).
• Far funzionare il sito, metterlo in sicurezza e misurarne l'audience: interesse legittimo (art. 6 par. 1 lett. f RGPD); il consenso è richiesto per i cookie non necessari quando la legge applicabile lo esige.
• Rispettare i nostri obblighi legali, in particolare contabili e fiscali, e far valere i nostri diritti: obbligo legale e interesse legittimo (art. 6 par. 1 lett. c e f RGPD).

Non prendiamo alcuna decisione che produca effetti giuridici nei Suoi confronti sulla sola base di un trattamento automatizzato e non elaboriamo profili a fini pubblicitari.

5. Destinatari e responsabili del trattamento

I Suoi dati sono accessibili ai collaboratori di Aida Medical SA che ne hanno bisogno per la loro funzione, tenuti alla confidenzialità. Non vendiamo i Suoi dati e li comunichiamo a terzi soltanto nei casi seguenti.

Fornitori che trattano dati per nostro conto, vincolati da contratto e da obblighi di confidenzialità e di sicurezza:

Autorità e terzi: comunichiamo dati quando la legge ce lo impone, per rispondere a una richiesta di un'autorità competente, oppure per accertare, esercitare o difendere i nostri diritti in sede giudiziaria.

Ristrutturazione: in caso di fusione, acquisizione o cessione di attività, i Suoi dati possono essere trasmessi al subentrante, che resta vincolato dalla presente informativa.

6. Trasferimenti all'estero

Ospitiamo i dati dei nostri clienti in Svizzera. Alcuni fornitori del sito trattano tuttavia dati nell'Unione europea, che offre un livello di protezione riconosciuto come adeguato dal Consiglio federale e dalla Commissione europea.

Quando un fornitore è stabilito negli Stati Uniti o può trasferirvi dati (Cloudflare, Google), il trasferimento si fonda sulla sua certificazione allo Swiss-U.S. Data Privacy Framework e all'EU-U.S. Data Privacy Framework e, in mancanza, sulle clausole contrattuali tipo della Commissione europea riconosciute dall'Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT), integrate da misure tecniche quali la cifratura.

Può ottenere una copia delle garanzie applicabili scrivendo a info@aida.med.

7. Durate di conservazione

Conserviamo i Suoi dati per il tempo necessario alla finalità per la quale sono stati raccolti, poi per il tempo imposto dalla legge. A titolo indicativo:

• Richieste di contatto e di dimostrazione senza seguito contrattuale: 24 mesi dopo il nostro ultimo scambio.
• Dati della relazione con i clienti: per la durata del contratto, poi 10 anni per i documenti contabili e contrattuali (art. 958f CO).
• Ticket di assistenza: per la durata della relazione con il cliente, poi 12 mesi.
• Candidature: 6 mesi dopo la fine della procedura di assunzione, salvo Suo accordo per una conservazione più lunga in vista di un'altra posizione.
• Log tecnici del sito: al massimo 30 giorni, salvo incidente di sicurezza in corso di analisi.
• Misurazione dell'audience: 14 mesi (parametro di conservazione di Google Analytics 4).

Allo scadere di tali durate, i dati sono cancellati o resi anonimi.

8. Sicurezza

Proteggiamo i Suoi dati con misure tecniche e organizzative adeguate al rischio: cifratura in transito (TLS 1.3) e a riposo (AES-256), chiavi gestite su moduli hardware di sicurezza (HSM) certificati FIPS 140-2 livello 3, autenticazione forte (MFA) su tutti gli account, ruoli e principio del privilegio minimo, registrazione degli accessi, backup cifrati, test di intrusione annuali da parte di un terzo indipendente e formazione regolare del team. I software Aida sono ospitati in Svizzera presso Infomaniak SA, in centri di calcolo certificati ISO 27001.

In caso di violazione della sicurezza suscettibile di comportare un rischio elevato per i Suoi diritti, La informiamo e notifichiamo l'autorità competente entro i termini legali.

9. Cookie e misurazione dell'audience

Il sito utilizza un cookie di sessione necessario alla scelta della lingua, Google Analytics 4 per misurarne l'audience in forma aggregata e Google Maps unicamente nella pagina Contatto. I cookie depositati, la loro durata e il modo di rifiutarli sono descritti nella nostra Informativa sui cookie.

Dallo Spazio economico europeo e dal Regno Unito, la misurazione dell'audience e la mappa si caricano solo con il Suo consenso, espresso nel banner dei cookie e revocabile in qualsiasi momento.

10. Dati dei pazienti nei software Aida

Quando uno studio o una clinica utilizza Aida MD, Aida Dental o Aida Desk, resta titolare del trattamento dei dati dei propri pazienti. Aida Medical SA agisce come responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 9 LPD, su istruzioni documentate del cliente e nel quadro di un contratto di trattamento dei dati su mandato concluso con ogni cliente, che prevale sulle Condizioni generali per ogni questione di protezione dei dati. Tale contratto e i suoi allegati (descrizione del trattamento, misure tecniche e organizzative, elenco dei sub-responsabili) sono consegnati con l'offerta e scaricabili dal Trust Center.

Cosa trattiamo per conto del cliente: la trascrizione scritta della consultazione, le bozze di note, le proposte di diagnosi e di posizioni tariffarie, i documenti prodotti, i dati di agenda e di contatto necessari ad Aida Desk, i dati di identificazione degli utenti autorizzati e i registri tecnici. Si tratta di dati degni di particolare protezione ai sensi dell'art. 5 lett. c LPD.

Cosa non facciamo: non conserviamo alcuna registrazione audio, poiché la consultazione è trascritta in diretta e nessun file audio viene mantenuto una volta prodotta la nota; non inviamo alcun dato clinico a fornitori di IA terzi (OpenAI, Google, Anthropic o altri), poiché i nostri modelli girano sulla nostra infrastruttura in Svizzera; non sfruttiamo commercialmente i dati dei clienti e non addestriamo alcun modello su dati che permettano di identificare un paziente, un utente o uno studio.

Luogo del trattamento: l'intero trattamento (hosting, elaborazione da parte dei nostri sistemi di IA, backup, registri e supporto) avviene esclusivamente in Svizzera, nei centri di calcolo di Infomaniak SA certificati ISO 27001. Gli accessi amministrativi sono nominativi, registrati e limitati al territorio svizzero. Nessun dato è comunicato all'estero senza il previo consenso scritto del cliente e il rispetto degli art. 16 segg. LPD.

Riservatezza: i collaboratori di Aida che accedono a questi dati operano come ausiliari del professionista della salute. Sono soggetti al segreto professionale (art. 321 CP) e all'obbligo di discrezione (art. 62 LPD), firmano impegni di riservatezza e sono formati alla protezione dei dati.

Sub-responsabili: Infomaniak SA (Ginevra) fornisce l'hosting e l'infrastruttura di calcolo. Ogni aggiunta o sostituzione è comunicata per iscritto al cliente con almeno trenta giorni di anticipo; il cliente può opporsi per motivi legittimi e, in mancanza di una soluzione ragionevole, disdire senza penale i servizi interessati. I messaggi che Aida Desk scambia via SMS o WhatsApp transitano dagli operatori di tali servizi, come ogni messaggistica.

Violazioni della sicurezza: ogni violazione della sicurezza dei dati è notificata al cliente nel più breve tempo possibile, al più tardi entro 24 ore dalla scoperta, con le informazioni necessarie alla notifica all'IFPDT e, se del caso, all'informazione dei pazienti (art. 24 LPD).

Conservazione, restituzione e cancellazione: le note e i dati strutturati sono conservati finché il cliente li mantiene nei servizi; i registri di accesso dodici mesi; i backup cifrati trenta giorni. Il cliente può esportare i propri dati in qualsiasi momento in formati aperti. Al termine del contratto, tutti i dati gli sono restituiti entro trenta giorni, poi ogni copia è cancellata; i backup sono sovrascritti al più tardi novanta giorni dopo la restituzione, con attestazione scritta di cancellazione.

Verifica: il cliente può, una volta per anno civile o dopo una violazione significativa, far verificare il rispetto del contratto di trattamento su mandato, direttamente o tramite un terzo qualificato, e ottenere la documentazione di conformità (registro delle attività di trattamento, misure di sicurezza, attestazioni dell'hosting provider, sintesi dei test di intrusione).

Diritti dei pazienti: il paziente che desidera esercitare i propri diritti di accesso, rettifica o cancellazione si rivolge al proprio studio o alla propria clinica, unico titolare del trattamento. Ogni richiesta che ci pervenisse direttamente le è trasmessa senza indugio, e assistiamo i nostri clienti nel rispondere entro i termini di legge.

11. I Suoi diritti

Lei dispone dei diritti seguenti, nei limiti previsti dalla LPD e, se del caso, dal RGPD:

• Accesso: ottenere la conferma che trattiamo i Suoi dati e riceverne una copia, con le informazioni previste dalla legge.
• Rettifica: far correggere dati inesatti o completare dati incompleti.
• Cancellazione: ottenere la cancellazione dei Suoi dati quando non sono più necessari o quando revoca il Suo consenso, fatti salvi i nostri obblighi legali di conservazione.
• Limitazione: chiedere il congelamento di un trattamento durante l'esame di una contestazione.
• Portabilità: ricevere i dati che ci ha fornito in un formato corrente e leggibile da una macchina, o farli trasmettere a un altro titolare.
• Opposizione: opporsi in qualsiasi momento a un trattamento fondato sul nostro interesse legittimo, compresa qualsiasi attività di prospezione commerciale.
• Revoca del consenso: revocare in qualsiasi momento un consenso dato, senza effetto sulla liceità del trattamento anteriore.

Per esercitare questi diritti, scriva a info@aida.med o al nostro indirizzo postale. Possiamo chiederLe di comprovare la Sua identità. Rispondiamo entro 30 giorni, termine che può essere prolungato quando la richiesta è complessa; in tal caso La informiamo.

L'esercizio di questi diritti è gratuito, salvo richiesta manifestamente infondata o eccessiva.

12. Reclamo

Se ritiene che il trattamento dei Suoi dati violi la legge, può rivolgersi all'Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT), Feldeggweg 1, 3003 Berna, www.edoeb.admin.ch.

Le persone situate nell'Unione europea possono inoltre rivolgersi all'autorità di protezione dei dati del loro Paese di residenza.

13. Minori

Il sito e i nostri servizi si rivolgono ai professionisti della salute e alle organizzazioni. Non raccogliamo consapevolmente dati di persone di età inferiore ai 16 anni tramite il sito. Se ritiene che un minore ci abbia trasmesso dei dati, ci scriva e li cancelleremo.

14. Modifiche

Possiamo adattare la presente informativa all'evoluzione dei nostri servizi o della legge. La versione in vigore è quella pubblicata su questa pagina, con la sua data di aggiornamento. In caso di cambiamento importante, informiamo i nostri clienti per e-mail.

15. Contatto

Aida Medical SA, Campus Biotech Innovation Park, Avenue de Sécheron 15, 1202 Ginevra, Svizzera. Protezione dei dati: legal@aida.med. Domande generali: info@aida.med, +41 22 519 72 17.