Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Aida Medical SA, Campus Biotech Innovation Park, Avenue de Sécheron 15, 1202 Genève, Suisse (IDE CHE-458.981.803), est responsable des traitements décrits dans cette politique.

Pour toute question ou demande relative à vos données : legal@aida.med, ou par courrier à l'adresse ci-dessus.

2. Champ d'application

Cette politique couvre les données personnelles que nous traitons en tant que responsable du traitement : lorsque vous consultez le site aida.swiss, nous écrivez, demandez une démonstration ou un essai, postulez à une offre d'emploi, ou lorsque vous êtes notre client, prospect ou fournisseur.

Les données de patients traitées dans Aida MD, Aida Dental et Aida Desk sont traitées pour le compte des cabinets et cliniques qui utilisent ces logiciels, qui en restent responsables. Nous y intervenons comme sous-traitant, dans le cadre du contrat de sous-traitance conclu avec chaque client. Le chapitre 10 décrit ce traitement.

Elle s'applique aux personnes situées en Suisse, dans l'Union européenne et ailleurs. Les droits des personnes situées dans l'Union européenne découlent du RGPD ; ceux des personnes en Suisse, de la nLPD.

3. Données que nous traitons

Nous ne collectons que les données nécessaires à la finalité poursuivie. Selon votre relation avec nous, il s'agit des données suivantes.

• Formulaire de contact et demandes de démonstration : nom et prénom, e-mail professionnel, numéro de téléphone, cabinet ou organisation, fonction, produit qui vous intéresse, votre message, ainsi que la langue du site, la page d'origine et la source de votre visite.
• Demandes de support envoyées depuis les logiciels Aida : nom, e-mail, produit concerné, description du problème et, si vous les joignez, captures d'écran.
• Candidatures : nom, coordonnées, CV, lettre de motivation et les informations que vous choisissez de nous transmettre.
• Relation contractuelle : identité des interlocuteurs, coordonnées, fonction, données de facturation et de paiement, historique des échanges et de l'assistance.
• Échanges par e-mail, téléphone ou visioconférence : le contenu de nos échanges et leurs métadonnées (date, interlocuteurs).
• Navigation sur le site : adresse IP, type d'appareil et de navigateur, pages consultées, durée de visite, site d'origine, événements d'interaction (lecture d'une vidéo, envoi d'un formulaire), collectés par nos journaux techniques et par la mesure d'audience décrite au chapitre 9.

Nous ne collectons aucune donnée de santé vous concernant par le site. Si vous mentionnez des informations sensibles dans un message libre, nous les traitons avec la confidentialité requise et uniquement pour répondre à votre demande.

4. Finalités et bases juridiques

Nous traitons vos données pour les finalités suivantes. La base juridique indiquée est celle du RGPD lorsqu'il s'applique ; en droit suisse, ces traitements reposent sur le principe de proportionnalité et, le cas échéant, sur notre intérêt prépondérant ou sur votre consentement.

• Répondre à vos demandes, organiser une démonstration, une période d'essai ou une installation : mesures précontractuelles et exécution du contrat (art. 6 al. 1 let. b RGPD).
• Gérer la relation client, la facturation, l'assistance et la sécurité des comptes : exécution du contrat et obligations légales (art. 6 al. 1 let. b et c RGPD).
• Vous informer de nos produits lorsque vous êtes client ou nous avez sollicités : intérêt légitime à développer notre activité (art. 6 al. 1 let. f RGPD), avec un droit d'opposition à tout moment.
• Traiter votre candidature : mesures précontractuelles (art. 6 al. 1 let. b RGPD) et, pour une conservation au-delà du recrutement, votre consentement (art. 6 al. 1 let. a RGPD).
• Faire fonctionner le site, le sécuriser et en mesurer l'audience : intérêt légitime (art. 6 al. 1 let. f RGPD) ; le consentement est requis pour les cookies non nécessaires lorsque la loi applicable l'exige.
• Respecter nos obligations légales, notamment comptables et fiscales, et faire valoir nos droits : obligation légale et intérêt légitime (art. 6 al. 1 let. c et f RGPD).

Nous ne prenons aucune décision produisant des effets juridiques à votre égard sur la seule base d'un traitement automatisé, et nous n'établissons pas de profil à des fins publicitaires.

5. Destinataires et sous-traitants

Vos données sont accessibles aux collaborateurs d'Aida Medical SA qui en ont besoin pour leur fonction, tenus à la confidentialité. Nous ne vendons pas vos données et ne les communiquons à des tiers que dans les cas suivants.

Prestataires qui traitent des données pour notre compte, liés par contrat et par des obligations de confidentialité et de sécurité :

Autorités et tiers : nous communiquons des données lorsque la loi nous y oblige, pour répondre à une demande d'une autorité compétente, ou pour établir, exercer ou défendre nos droits en justice.

Restructuration : en cas de fusion, d'acquisition ou de cession d'activité, vos données peuvent être transmises au repreneur, qui reste tenu par cette politique.

6. Transferts à l'étranger

Nous hébergeons les données de nos clients en Suisse. Certains prestataires du site traitent toutefois des données dans l'Union européenne, qui offre un niveau de protection reconnu comme adéquat par le Conseil fédéral et la Commission européenne.

Lorsqu'un prestataire est établi aux États-Unis ou peut y transférer des données (Cloudflare, Google), le transfert repose sur sa certification au Swiss-U.S. Data Privacy Framework et au EU-U.S. Data Privacy Framework et, à défaut, sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne reconnues par le Préposé fédéral, complétées par des mesures techniques telles que le chiffrement.

Vous pouvez obtenir une copie des garanties applicables en écrivant à info@aida.med.

7. Durées de conservation

Nous conservons vos données le temps nécessaire à la finalité pour laquelle elles ont été collectées, puis le temps imposé par la loi. À titre indicatif :

• Demandes de contact et de démonstration sans suite contractuelle : 24 mois après notre dernier échange.
• Données de la relation client : pendant la durée du contrat, puis 10 ans pour les pièces comptables et contractuelles (art. 958f CO).
• Tickets d'assistance : pendant la relation client, puis 12 mois.
• Candidatures : 6 mois après la fin du processus de recrutement, sauf accord de votre part pour une conservation plus longue en vue d'un autre poste.
• Journaux techniques du site : 30 jours au plus, sauf incident de sécurité en cours d'analyse.
• Mesure d'audience : 14 mois (paramètre de conservation de Google Analytics 4).

À l'issue de ces durées, les données sont supprimées ou rendues anonymes.

8. Sécurité

Nous protégeons vos données par des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque : chiffrement des échanges (TLS 1.3) et des données au repos (AES-256), clés gérées sur des modules matériels (HSM) certifiés FIPS 140-2 niveau 3, authentification forte (MFA) sur tous les comptes, rôles et principe du moindre privilège, journalisation des accès, sauvegardes chiffrées, tests d'intrusion annuels par un tiers indépendant, et sensibilisation régulière de l'équipe. Les logiciels Aida sont hébergés en Suisse chez Infomaniak SA, dans des centres de données certifiés ISO 27001.

En cas de violation de la sécurité susceptible d'entraîner un risque élevé pour vos droits, nous vous en informons et notifions l'autorité compétente dans les délais légaux.

9. Cookies et mesure d'audience

Le site utilise un cookie de session nécessaire au choix de la langue, Google Analytics 4 pour mesurer son audience de manière agrégée, et Google Maps sur la seule page Contact. Les cookies déposés, leur durée et la manière de les refuser sont décrits dans notre politique relative aux cookies.

Depuis l'Espace économique européen et le Royaume-Uni, la mesure d'audience et la carte ne se chargent qu'avec votre accord, donné dans le bandeau cookies et révocable à tout moment.

10. Données de patients dans les logiciels Aida

Lorsqu'un cabinet ou une clinique utilise Aida MD, Aida Dental ou Aida Desk, il reste responsable du traitement des données de ses patients. Aida Medical SA agit comme sous-traitant au sens de l'art. 9 LPD, sur instructions documentées du client et dans le cadre d'un contrat de sous-traitance de données conclu avec chaque client, qui prévaut sur les Conditions générales pour toute question de protection des données. Ce contrat et ses annexes (description du traitement, mesures techniques et organisationnelles, liste des sous-traitants ultérieurs) sont remis avec l'offre et téléchargeables depuis le Centre de confiance.

Ce que nous traitons pour le compte du client : la transcription écrite de la consultation, les projets de notes, les propositions de diagnostics et de positions tarifaires, les documents produits, les données d'agenda et de contact nécessaires à Aida Desk, les données d'identification des utilisateurs autorisés, ainsi que les journaux techniques. Il s'agit de données sensibles au sens de l'art. 5 let. c LPD.

Ce que nous ne faisons pas : nous ne conservons aucun enregistrement audio, la consultation étant transcrite en direct et aucun fichier audio n'étant gardé une fois la note produite ; nous n'envoyons aucune donnée clinique à des fournisseurs d'IA tiers (OpenAI, Google, Anthropic ou autres), nos modèles tournant sur notre propre infrastructure en Suisse ; nous n'exploitons pas commercialement les données des clients et n'entraînons aucun modèle sur des données permettant d'identifier un patient, un utilisateur ou un cabinet.

Lieu du traitement : l'ensemble du traitement (hébergement, traitement par nos systèmes d'IA, sauvegardes, journaux et support) est effectué exclusivement en Suisse, dans les centres de données d'Infomaniak SA certifiés ISO 27001. Les accès d'administration sont nominatifs, journalisés et limités au territoire suisse. Aucune donnée n'est communiquée à l'étranger sans l'accord écrit préalable du client et le respect des art. 16 ss LPD.

Confidentialité : les collaborateurs d'Aida qui accèdent à ces données interviennent comme auxiliaires du professionnel de santé. Ils sont soumis au secret professionnel (art. 321 CP) et au devoir de discrétion (art. 62 LPD), signent des engagements de confidentialité et sont formés à la protection des données.

Sous-traitants ultérieurs : Infomaniak SA (Genève) assure l'hébergement et l'infrastructure de calcul. Tout ajout ou remplacement est annoncé au client par écrit au moins trente jours à l'avance ; le client peut s'y opposer pour de justes motifs et, à défaut de solution raisonnable, résilier les services concernés sans pénalité. Les messages qu'Aida Desk échange par SMS ou WhatsApp transitent par les opérateurs de ces services, comme toute messagerie.

Violations de la sécurité : toute violation de la sécurité des données est annoncée au client dans les meilleurs délais, au plus tard dans les 24 heures après sa découverte, avec les informations nécessaires à l'annonce au PFPDT et, le cas échéant, à l'information des patients (art. 24 LPD).

Durées, restitution et effacement : les notes et données structurées sont conservées tant que le client les garde dans les services ; les journaux d'accès douze mois ; les sauvegardes chiffrées trente jours. Le client peut exporter ses données à tout moment dans des formats ouverts. À la fin du contrat, l'intégralité des données lui est restituée dans les trente jours, puis toutes les copies sont effacées, les sauvegardes étant écrasées au plus tard nonante jours après la restitution, avec attestation écrite d'effacement.

Contrôle : le client peut, une fois par année civile ou après une violation significative, faire vérifier le respect du contrat de sous-traitance, par lui-même ou par un tiers qualifié, et obtenir la documentation de conformité (registre des activités de traitement, mesures de sécurité, attestations de l'hébergeur, synthèses des tests d'intrusion).

Droits des patients : un patient qui souhaite exercer ses droits d'accès, de rectification ou d'effacement s'adresse à son cabinet ou à sa clinique, seul responsable du traitement. Toute demande qui nous parviendrait directement lui est transmise sans délai, et nous assistons nos clients pour y répondre dans les délais légaux.

11. Vos droits

Vous disposez des droits suivants, dans les limites prévues par la nLPD et, le cas échéant, par le RGPD :

• Accès : obtenir la confirmation que nous traitons vos données et en recevoir une copie, avec les informations prévues par la loi.
• Rectification : faire corriger des données inexactes ou compléter des données incomplètes.
• Effacement : obtenir la suppression de vos données lorsqu'elles ne sont plus nécessaires ou que vous retirez votre consentement, sous réserve de nos obligations légales de conservation.
• Limitation : demander le gel d'un traitement pendant l'examen d'une contestation.
• Portabilité : recevoir les données que vous nous avez fournies dans un format courant et lisible par machine, ou les faire transmettre à un autre responsable.
• Opposition : vous opposer à tout moment à un traitement fondé sur notre intérêt légitime, y compris à toute prospection.
• Retrait du consentement : retirer à tout moment un consentement donné, sans effet sur la licéité du traitement antérieur.

Pour exercer ces droits, écrivez à info@aida.med ou à notre adresse postale. Nous pouvons vous demander de justifier votre identité. Nous répondons dans les 30 jours, délai pouvant être prolongé lorsque la demande est complexe ; nous vous en informons alors.

L'exercice de ces droits est gratuit, sauf demande manifestement infondée ou excessive.

12. Réclamation

Si vous estimez que le traitement de vos données enfreint la loi, vous pouvez saisir le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), Feldeggweg 1, 3003 Berne, www.edoeb.admin.ch.

Les personnes situées dans l'Union européenne peuvent aussi s'adresser à l'autorité de protection des données de leur pays de résidence.

13. Mineurs

Le site et nos services s'adressent aux professionnels de santé et aux organisations. Nous ne collectons pas sciemment de données de personnes de moins de 16 ans par le site. Si vous pensez qu'un mineur nous a transmis des données, écrivez-nous et nous les supprimerons.

14. Modifications

Nous pouvons adapter cette politique à l'évolution de nos services ou de la loi. La version en vigueur est celle publiée sur cette page, avec sa date de mise à jour. En cas de changement important, nous informons nos clients par e-mail.

15. Contact

Aida Medical SA, Campus Biotech Innovation Park, Avenue de Sécheron 15, 1202 Genève, Suisse. Protection des données : legal@aida.med. Questions générales : info@aida.med, +41 22 519 72 17.